Datenschutzhinweise von A bis Z

Personalauswahlverfahren

(PDF) Datenschutzhinweis Personalauswahlverfahren (Stellenausschreibungen und Stellenbesetzungen)

Datenschutzhinweis gemäß Art. 13 DSGVO im Zusammenhang mit Personalauswahlverfahren (Stellenausschreibungen und Stellenbesetzungen)

1. Name und Kontaktdaten der Verantwortlichen
Verantwortlich ist die Stadt Halle (Saale), vertreten durch den Oberbürgermeister.
Der zentrale Kontakt erfolgt über:
Stadt Halle (Saale)
Fachbereich Personal
Neustädter Passage 18, 06122 Halle (Saale)
E-Mail: personal@halle.de
Telefon: 0345 221-4121

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten
Stadt Halle (Saale)
Datenschutzbeauftragter
Marktplatz 1, 06100 Halle (Saale)
E-Mail: datenschutz@halle.de
Telefon: 0345 221-4698

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten
Die Stadt Halle (Saale) verarbeitet Ihre unter Ziff. 4 aufgeführten personenbezogenen Daten im Fachbereich Personal.
Die Verarbeitung erfolgt zum Zwecke der Durchführung des Personalauswahlverfahrens zur Besetzung der vakanten ausgeschriebenen Stelle, um eine Einstellung gemäß TVöD VKA, ein Dienstverhältnis nach LBG LSA, ein Ausbildungsverhältnis gemäß TVAöD, BBiG bzw. ein Praktikumsverhältnis bei der Stadt Halle (Saale) gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG bzw. Art 6 Abs. 1 b) DSGVO zu ermöglichen.
In den Fällen, in denen die Datenverarbeitung nicht auf der o. g. gesetzlichen Grundlage beruht, erfolgt sie nur, soweit Sie darin gemäß Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO eingewilligt haben.

4. Art und Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten
Folgende personenbezogene Daten werden für die unter Ziff. 3 genannten Zwecke verarbeitet:
- Personenstammdaten (Vorname, Familienname, Titel/akademischer Grad, Geschlecht, Geburtsdatum)
-Adressdaten (Wohnanschrift)
-Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
-Gesundheitsdaten (Grad der Schwerbehinderung, Gleichstellung)
-Beschäftigtendaten (Lebenslauf, Qualifizierungen [Ausbildung, Studienabschluss, berufliche Erfahrungen], Kenntnisse und Fähigkeiten in Bezug auf die ausgeschriebene Stelle)

5. Empfängerinnen oder Empfänger bzw. Kategorien von Empfängerinnen und Empfängern Ihrer personenbezogenen Daten
Die unter Ziff. 4 genannten Daten dürfen zum Zweck der Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben des Fachbereichs Personal an Dritte weitergegeben werden, wenn hierzu eine rechtliche Verpflichtung besteht oder Sie darin eingewilligt haben.
Bei Vorliegen der geforderten Qualifikation werden im Rahmen des Personalauswahlverfahrens Ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten an die verantwortliche Führungskraft des ausschreibenden Fachbereiches, des Dienstleistungszentrums bzw. der Einrichtung zur Ansicht weitergegeben, um die Vorstellungsgespräche vorzubereiten und durchzuführen.
Weiterhin werden den Personalvertretungen (Personalrat, ggf. Schwerbehindertenvertretung) und dem Gleichstellungsbüro Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Durchführung der Vorstellungsgespräche und des Mitbestimmungsverfahrens zur Einsicht gegeben.
Vereinzelt werden Online-Einstellungstests im Rahmen des Auswahlverfahrens durchgeführt, insbesondere hinsichtlich der Ausbildungsplätze, zum Zwecke der Feststellung der kognitiven Leistungsfähigkeit, des Vorliegens der Schlüsselqualifikationen und der Ermittlung der beruflichen Motivation. Hierbei wird ein externes Dienstleistungsunternehmen beauftragt, welchem grundsätzlich Ihre personenbezogenen Daten nicht übermittelt werden. Die Datenweitergabe erfolgt vollständig anonymisiert mit Ausnahme bei Bewerberinnen und Bewerbern mit einer Schwerbehinderung oder einer entsprechenden Gleichstellung, bei denen ein Ausgleich geschaffen wird. Hierzu wird an den Dienstleister ggf. Ihr Vorname, Familienname, Geburtsdatum und E-Mail-Adresse mitgeteilt.
Gelegentlich bedienen wir uns bei vereinzelten Auswahlverfahren eines externen Dienstleistungsunternehmens, welches uns bei den Einstellungstests und den Vorstellungsgesprächen unterstützt, insbesondere bei Ausbildungsplätzen für Beamtenanwärterinnen und Beamtenanwärter. Hierzu bekommt der Dienstleister ggf. Ihren Vornamen und Familiennamen mitgeteilt.
Falls es zu Ihrer Einstellung kommen soll, können ggf. die städtischen Gremien (Stadtratsmitglieder, Ausschüsse) Einsicht in Ihre Bewerbungsunterlagen nehmen.
Im Übrigen erfolgt eine Weitergabe an von uns eingesetzte Auftragsverarbeiter (s. Art. 4 Nr. 8 DSGVO).
Dritte im vorstehenden Sinn sind unsere Dienstleister IT-Consult Halle GmbH, Bornknechtstraße 5, 06108 Halle und aicovo GmbH (Online-Bewerbermanagement-System mit Zertifizierung nach DIN 27001), Hechtseestraße 16, 83022 Rosenheim.

6. Drittlandsübermittlung
Eine Übermittlung in ein Drittland erfolgt unsererseits nicht, außer Sie haben Ihren Wohnsitz im Ausland, dann werden wir ggf. Ihre personenbezogenen Daten (Vorname, Familienname, E-Mail-Adresse, Kennziffer) an eine Software eines Drittstaates (z. B. an Skype) weitergeben, um ein Vorstellungsgespräch durchzuführen.

7. Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten
Nach der Erhebung Ihrer Daten werden diese von uns so lange gespeichert, wie dies zur Erreichung der unter Ziff. 3 genannten Zwecke erforderlich ist und danach unaufgefordert unverzüglich gelöscht.
Mit Abschluss des Personalauswahlverfahrens und der Einhaltung einer Rechtsfrist, in der die Möglichkeit eines gerichtlichen Klageverfahrens einer Mitbewerberin bzw. eines Mitbewerbers besteht, werden Ihre erhobenen und verarbeiteten personenbezogenen Daten nicht mehr benötigt. Daher werden wie o. g. alle personenbezogenen Daten der Bewerberinnen und Bewerber spätestens 6 Monate nach Abschluss des Personalauswahlverfahrens vollständig gelöscht und eventuelle Papierbewerbungen vernichtet. Soweit Sie als Ergebnis des Personalauswahlverfahrens in der Stadtverwaltung eingestellt werden, erfolgt die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten spätestens 24 Monate nach der Einstellungsmeldung.

8. Betroffenenrechte
Die beschriebene Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns ist erforderlich, um Ihren grundsätzlichen Anspruch auf gleichen Zugang zu einem öffentlichen Amt nach Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung gemäß Art. 33 Abs. 2 GG zu gewährleisten. Hierzu beachten wir die Grundsätze der Datensparsamkeit und Datensicherheit.
Sie haben das Recht auf Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO) sowie auf deren Berichtigung (Art. 16 DSGVO) oder Löschung bzw. Einschränkung der Verarbeitung (Art. 17, 18 DSGVO). Ferner besteht ein Widerspruchsrecht gemäß (Art. 21 DSGVO) gegen die Verarbeitung, soweit diese nicht ausschließlich zur Aufgabenerfüllung erfolgt und ein Recht auf Übertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) der von Ihnen bereitgestellten Daten.
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die Stadt Halle (Saale), ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.
Wenn Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, ist diese stets zukunftswirksam widerruflich.

9. Beschwerderecht
Es besteht ein Beschwerderecht bei der bzw. bei dem Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt.
Postadresse: Postfach 1947, 39009 Magdeburg
Telefon: 0391 81803-0
E-Mail: poststelle@lfd.sachsen-anhalt.de
Internet: https://datenschutz.sachsen-anhalt.de

10. Notwendigkeit zur Angabe Ihrer personenbezogenen Daten
Die Zurverfügungstellung Ihrer Daten ist für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung zwingend erforderlich; ohne Angabe Ihrer personenbezogenen Daten kann diese nicht abschließend bearbeitet werden, was die Ablehnung bzw. Nichtbearbeitung zur Folge hätte.