Beschäftigte zur Sozialversicherung anmelden

Wenn Sie Personal neu einstellen, müssen Sie diese Beschäftigten bei der Sozialversicherung anmelden.

Diese Meldepflicht gilt für alle Ihre Beschäftigten. Sie müssen also nicht nur Ihre sozialversicherungspflichtig beschäftigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sondern ebenso zum Beispiel geringfügig oder kurzfristig Beschäftigte, Auszubildende, Werkstudenten oder beschäftigte Rentner bei der Sozialversicherung anmelden.  Das Anmeldeverfahren ist – mit Ausnahme von Minijobs in Privathaushalten – für alle Beschäftigten gleich. 

Meldungen zur Sozialversicherung müssen Sie elektronisch abgeben. Wenn Sie in Ihrem Betrieb ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzen, können Sie die Meldungen mit diesem Programm erstellen und versenden. Das erfolgt weitgehend automatisiert. Alternativ können Sie eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe verwenden, um die Daten an die Sozialversicherung zu übermitteln.

Die Informationstechnische Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG GmbH) bietet mit „sv.net“ eine systemgeprüfte Ausfüllhilfe an, die Sie für die Anmeldung nutzen können. Bis zu einem bestimmten Nutzungsumfang ist das Programm kostenlos.

Systemgeprüfte Entgeltabrechnungsprogramme und Ausfüllhilfen enthalten auch die notwendigen Module für alle weiteren elektronischen Meldungen an die Sozialversicherung, zu denen Sie als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber verpflichtet sind. Wichtig sind neben der Anmeldung vor allem der monatliche Beitragsnachweis und die Jahresmeldung. In manchen Branchen müssen Sie zusätzlich zur Anmeldung eine Sofortmeldung abgeben.

Für die Anmeldung von Beschäftigten müssen Sie unter anderem folgende Angaben machen:

• Angaben zu persönlichen Daten: Lassen Sie sich dafür amtliche Unterlagen, wie zum Beispiel den Personalausweis, vorlegen.
• Sozialversicherungsnummer: Diese finden Sie auf dem Sozialversicherungsausweis des Mitarbeitenden. Liegt der Ausweis nicht vor, können Sie neues Personal auch ohne Versicherungsnummer anmelden. In diesem Fall müssen Sie Geburtsdatum, Geburtsort sowie gegebenenfalls Geburtsland und -namen angeben.

Einzugsstelle: Die zuständige Einzugsstelle ist in der Regel die gesetzliche Krankenkasse des/der Mitarbeitenden, bei geringfügig Beschäftigten ist es die Minijob-Zentrale. Um die Anmeldung vorzubereiten, können Sie das „Informationsportal für Arbeitgeber“ der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) nutzen. Dieses Informationsportal hilft Ihnen, das Beschäftigungsverhältnis sozialversicherungsrechtlich einzuordnen und alle notwendigen Daten zusammenzustellen.